7 Claves de un Plan de Transformación Digital de un Departamento Jurídico. Fase a Fase

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La transformación digital es un proceso integral que implica la integración de tecnología digital en todas las áreas de una empresa, cambiando fundamentalmente cómo opera y ofrece valor a sus clientes. Este proceso no solo se trata de implementar nuevas tecnologías, sino también de una transformación cultural

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1.     Definir/conocer la estrategia en sintonía con el plan estratégico corporativo:

·       Controlar la información y los datos

·       Cumplimiento

·       Eficiencia; Entrega (tiempo y calidad) y Satisfacción del cliente interno. Costos

·       Todos 

 

2.     Fase de diagnóstico: 

Identificar el número de personas: ¿todas las personas forman parte del departamento jurídico correctamente? ¿Están incluidas en el presupuesto jurídico pero no deberían? Revisar país por país con los equipos corporativos y locales de RR.HH. y finanzas. 

Identificar qué equipo/país tiene el mayor impacto en el negocio y el presupuesto. Establecer prioridades e identificar qué país será foco y modelo de tu plan de transformación digital

Reúnete con el equipo y demuéstrale que eres alguien que les ayudará a mejorar y hacer más llevadera su forma de vida. Este es un enfoque muy crítico. No recomiendo una gestión desde la imposición, al menos al principio. Una gestión desde la ayuda y el soporte hará que las cosas sean más fáciles de seguir adelante

Identifica quién será tu socio local del equipo, país por país, durante todo este proceso

Conoce las responsabilidades, tareas y procesos del equipo de principio a fin

 

3.     Identificación de iniciativas: tradicionales y digitales

Tradicionales: 

o  Simplificar la organización

o  Centralizar o consolidar el equipo en una oficina central local. Servicios comunes ubicados donde los costos son más bajos

o  Optimización de procesos

o  Modelo de abastecimiento y outsourcing: negociar tarifas externas con un proceso competitivo

o  Mejora de capacidades

 

Digitales: 

o  IA - Automatización:

Automatización extrema: chatbots, procesos automáticos robóticos

Automatización de procesos de extremo a extremo. Peaje de autoservicio

IA - Analítica avanzada o Machine Learning para mejorar la toma de decisiones

o  Digitalización:  

Herramientas colaborativas y repositorios de conocimiento

Canales interactivos con clientes/proveedores: flujos de trabajo inteligentes

Desarrollo de innovación de nuevos servicios y nuevas formas de trabajo

 

o  Identificar iniciativas para mejorar nuestra eficiencia, escalabilidad, velocidad de respuesta y satisfacción de nuestro cliente interno

o  Taxonomías de funciones y procesos que cubran la totalidad de su acción actual

o  Elaborar una línea base confiable que incluya FTE y costos por función y proceso

o  Pensar fuera de la caja en soluciones para mejoras de procesos y/o control, digitalización y automatización

 

4.     Observe las soluciones de su departamento de TI o de sus proveedores. Otras áreas ya están trabajando en soluciones que pueden ser útiles con su plan. El departamento de TI puede desarrollar herramientas que atiendan los requerimientos del Departamento Legal

 

5.     Cuente con el apoyo de su Departamento de Compras para encontrar los mejores precios del mercado y la solución técnica

 

6.     Haga un caso de negocio para cada iniciativa. Incluya la ambición, los costos actuales, las inversiones, la eficiencia y los ahorros

 

7.     Ejecute y siga su plan de negocios informando los resultados y el éxito

 

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